Nghe như một việc vặt không đáng bận tâm. Nhưng tới lúc làm hồ sơ cư trú dài hạn hay hồ sơ nhập tịch, người ta được yêu cầu kê khai từng chuyến ra khỏi nước trong nhiều năm, kèm ngày đi và ngày về. Trí nhớ không trả lời nổi câu hỏi đó, và việc đi tìm lại từng cuống vé cũ là một cực hình.
Ai sẽ hỏi bạn về chuyện này
Nhiều bên hơn bạn nghĩ. Cơ quan xét hồ sơ cư trú hỏi để tính thời gian bạn thật sự có mặt. Cơ quan xét nhập tịch hỏi để kiểm điều kiện cư trú liên tục. Cơ quan thuế hỏi để xác định bạn có là đối tượng cư trú thuế hay không, vì nhiều nước tính theo số ngày.
Và viên chức tại cửa khẩu cũng có thể hỏi, nhất là khi lịch sử đi lại của bạn dày. Khi ấy trả lời được ngay và chính xác có giá trị thật.
Bảng gồm những gì
Không cần phức tạp. Năm cột là đủ cho mọi mục đích:
- Nước đến.
- Ngày rời Việt Nam hoặc rời nước bạn đang cư trú.
- Ngày về.
- Số ngày, tính cả ngày đi và ngày về.
- Mục đích, ghi một từ: du lịch, công tác, thăm thân, học.
Cột cuối quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Nó giúp bạn trả lời nhất quán ở những lần sau, thay vì lần này gọi một chuyến là du lịch và lần khác gọi là thăm thân.
Để ở đâu
Một bảng tính trên dịch vụ đám mây là đủ, miễn là nó được đồng bộ và bạn không mất quyền truy cập khi đổi điện thoại. Kèm theo bảng, hãy tạo một thư mục lưu bản chụp: trang hộ chiếu có dấu, thẻ lên máy bay, và xác nhận hồ sơ nhập cảnh điện tử với những nước đã bỏ dấu giấy.
Với nước dùng hồ sơ điện tử, bản chụp ấy là bằng chứng duy nhất bạn có sau khi rời đi, vì hộ chiếu không lưu lại gì.
Thói quen mười phút
Làm ngay trong chuyến bay về, khi còn nhớ rõ và chưa có việc gì chen vào. Ba thao tác: điền một dòng vào bảng, chụp trang hộ chiếu có dấu mới, và bỏ ảnh chụp vào đúng thư mục.
Mười phút ấy tiết kiệm cho bạn nhiều ngày ở thời điểm mà bạn đang bận nhất, tức lúc gấp rút hoàn thiện một bộ hồ sơ có thời hạn.
Khi bạn đã đi nhiều năm mà chưa ghi gì
Vẫn dựng lại được, chỉ mất công hơn. Bốn nguồn theo thứ tự dễ tìm: các dấu trong hộ chiếu hiện tại và hộ chiếu cũ, thư điện tử xác nhận đặt vé, sao kê thẻ ngân hàng những ngày ở nước ngoài, và ảnh trong điện thoại vốn có sẵn dữ liệu ngày tháng.
Hãy dựng lại một lần cho xong rồi duy trì từ đó. Việc dựng lại luôn đỡ hơn nhiều nếu làm khi chưa gấp, thay vì làm khi hồ sơ đang chờ nộp.
Ghi cả những lần bị hỏi kỹ
Ngoài ngày tháng, có một loại thông tin nữa rất đáng ghi mà hầu như không ai nghĩ tới: những lần bạn bị kiểm tra lần hai, bị hỏi thêm, hoặc bị yêu cầu xuất trình giấy tờ bổ sung.
Ghi ngắn gọn là đủ: ngày, nước, được hỏi về chuyện gì, và kết quả ra sao. Ba dòng cho mỗi lần. Nếu bạn nhận được văn bản nào tại chỗ, hãy chụp lại và để cùng thư mục.
Lý do rất thực tế. Nếu lần sau bạn tới cùng nước đó và bị hỏi lại cùng một chuyện, bạn trả lời được ngay và nhất quán với lần trước. Và nếu về sau có một mẫu đơn hỏi bạn đã từng bị từ chối hay bị giữ lại ở đâu chưa, bạn có dữ liệu thật để khai thay vì phải cố nhớ.
Giữ hộ chiếu cũ
Một lời khuyên nhỏ mà nhiều người bỏ qua: đừng vứt hộ chiếu đã hết hạn. Các dấu trong đó là bằng chứng đi lại của cả một giai đoạn, và không có cách nào tái tạo nếu mất.
Hãy cất hộ chiếu cũ cùng chỗ với hộ chiếu hiện tại, và chụp lại toàn bộ các trang có dấu để phòng trường hợp thất lạc.
Với gia đình
Nếu cả nhà cùng đi lại, hãy làm một bảng chung với cột ghi ai đi chuyến nào. Trẻ em và người lớn tuổi cũng có hồ sơ đi lại của riêng mình, và khi làm hồ sơ theo diện gia đình thì từng người đều được hỏi.
Bảng chung cũng giúp phát hiện sớm những chuyến mà một người đi còn người kia ở nhà, thứ dễ quên nhất khi kê khai sau nhiều năm.
Hỏi đáp
Hồ sơ nhập tịch thật sự hỏi từng chuyến đi à?
Ở nhiều nước là có, với ngày đi và ngày về của từng chuyến trong một số năm nhất định. Đây là lý do nên ghi ngay thay vì dựng lại sau.
Nước không đóng dấu thì lấy bằng chứng ở đâu?
Từ hồ sơ nhập cảnh điện tử trên trang chính thức của nước đó. Hãy tra và lưu bản chụp ngay sau mỗi lần nhập cảnh.
Tôi mất hộ chiếu cũ có dấu thì sao?
Hãy dựng lại từ thư xác nhận đặt vé, sao kê thẻ và ảnh có dữ liệu ngày tháng. Với một số nước, bạn có thể xin trích lục hồ sơ xuất nhập cảnh của chính mình.
Có cần ghi cả những chuyến rất ngắn không?
Có. Chuyến một hai ngày vẫn được tính trong nhiều cách tính thời gian, và đó thường là những chuyến bị quên đầu tiên.
